В последнее время многие сферы нашей жизни перешли в онлайн формат. Учеба, работа, развлечения и общение, - все это резко перешло в диджитал-среду. Поэтому вопрос о том, как поддерживать правильную и корректную коммуникацию, а также вести деловое общение в существующих условиях стоит особенно остро.
©https://pixabay.com/
Цифровой этикет - то, о чем стоит задуматься каждому, кто хочет сохранить эффективность коммуникации и избежать неловких ситуаций в цифровой среде.
Удобство получателя сообщения превыше удобства его отправителя.
В первую очередь, нужно учитывать время отправки сообщений: не писать в нерабочее время или в ночные часы, так как это может создать неудобства для получателя сообщения. Многие платформы предоставляют возможность запланировать письмо на конкретное время. Эта функция поможет спланировать отправку сообщения с учетом графика работы человека и его часового пояса.
Следить за логичностью и структурированностью мысли.
Следует излагать свои мысли лаконично и структурированно согласно "правилам" письма. Наличие темы, обращения, правильной подписи и контактов сделает ваше письмо четким и понятным для получателя, что гарантирует наиболее эффективную коммуникацию.
Придерживаться вежливого тона.
Не стоит забывать о таких базовых понятиях любого общения, как приветливость и вежливость. В деловом общении существуют слова-шаблоны для поддержания формальной и уважительной коммуникации: "Добрый день/вечер"; "Ссылаясь на ваше письмо от…"; "С уважением"; "С наилучшими пожеланиями" и т.д. Использование этих слов автоматически сделает ваше письмо более официальным, а вас в глазах получателя более вежливым и приветливым.
©https://pixabay.com/
Избегать двусмысленности.
Без эмоционального контекста смысл передаваемого сообщения может быть сильно искажен. Поэтому для того, чтобы предотвратить неправильную интерпретацию намерения отправителя необходимо соблюдать формальный язык общения без использования различных смайлов, эмоджи и скобок в конце предложения, делать сообщение максимально емким и ясным.
Не делить текстовые сообщения.
В деловых переписках не рекомендуется отправлять свои сообщения фрагментарно по словам или словосочетаниям. Стоит оформлять свои мысли в рамках одного сообщения. Это сделает деловое общение максимально информативным, так как каждое отдельное сообщение будет отвечать на предыдущее, не перебивая мысль человека "островными" сообщениями. Придерживаясь этого правила, вы сможете избежать излишних уведомлений о своих сообщениях у человека и возможного раздражения на них.
Не присылать голосовые сообщения.
Голосовые сообщения могут быть удобным способом неформального общения. Однако в деловой переписке они не уместны, так как получатель попросту вынужден оставаться в социальной сети и ждать окончания сообщения, тратя свое время. В мире, где время является самым драгоценным ресурсом, необходимо уважительно относиться к нему, тем более к чужому.
Деловое общение в формате голосовых сообщений допустимо только в том случае, если вы заранее договоритесь об этом с человеком.
©https://pixabay.com/
Использовать видео в зуме.
Видеоконференции являются сетевым аналогом совещаний и встреч, поэтому отсутствие включенной камеры может приравниваться к неявке. Включая камеру, вы не только проявляете уважение к участникам конференции, но и поддерживаете социальный контакт, тем самым облегчая процесс сообщения.
Необходимо также сказать, что включать микрофон стоит только при необходимости что-то сказать. Это позволит минимизировать технические помехи и шумы.
Сейчас интернет-пространство не только для неформального общения и развлечений, но и для ведения деловой коммуникации в рамках учебы или работы. Поэтому поддержание этих негласных правил поможет выстроить корректное и удобное для всех общение, избежать недопонимания и неловких ситуаций.
